驴Qu茅 es la transferencia
electr贸nica de documentos?
La transferencia de documentos al Archivo Nacional es un procedimiento que las instituciones deben realizar anualmente, seg煤n lo establecido en el DFL 5200 de 1929. Este procedimiento consiste en el env铆o al AN de aquellos documentos que han cumplido su tiempo de permanencia en la instituci贸n de origen, seg煤n los plazos establecidos.
Desde el momento en que los documentos son transferidos al Archivo Nacional, esta instituci贸n se hace responsable de su preservaci贸n en el largo plazo y de dar acceso a ellos a la ciudadan铆a.
La Transferencia Electr贸nica de documentos
La Ley 21.180 de Transformaci贸n Digital del Estado, promulgada en 2019, ha impulsado el uso de tecnolog铆as en la Administraci贸n P煤blica y la adopci贸n definitiva del documento electr贸nico dentro de la gesti贸n institucional, al indicar la obligatoriedad de generar expedientes electr贸nicos en las instituciones p煤blicas.
Frente a esta nueva realidad, y la normativa asociada, el Archivo Nacional ha generado un procedimiento espec铆fico para recibir documentos producidos en entornos electr贸nicos, adem谩s de una plataforma tecnol贸gica para que las instituciones puedan transferirlos de forma virtual y segura.
Mediante este proceso, la custodia y responsabilidad sobre la conservaci贸n de los documentos electr贸nicos de valor permanente es transferida desde las entidades de origen al Archivo Nacional, que, en adelante, ser谩 la entidad responsable de custodiarlos, preservarlos y garantizar su acceso por parte de las instituciones p煤blicas y las personas.
La transferencia de documentos al Archivo Nacional es el eslab贸n final en la cadena de gesti贸n y control de los documentos generados por las entidades p煤blicas y, adem谩s, es un componente de gran relevancia para la transformaci贸n digital del Estado.
Plazos para la transferencia de documentos electr贸nicos
Los documentos generados por las instituciones p煤blicas se deben transferir al Archivo Nacional una vez que hayan cumplido un determinado n煤mero de a帽os de antig眉edad. Estos plazos se aplican de igual manera a documentos en papel y electr贸nicos.
La Ley 21.180 de Transformaci贸n Digital del Estado establece que los documentos electr贸nicos podr谩n ser transferidos al Archivo Nacional con anterioridad al cumplimiento de los plazos establecidos, previa autorizaci贸n del Archivo Nacional.
La Transferencia Electr贸nica aplica a:
- Documentos originados y gestionados en su totalidad en entornos electr贸nicos.
- Expedientes compuestos por documentos nacidos electr贸nicamente a los que se les han agregado documentos digitalizados para completar y conservar el expediente completo en formato electr贸nico.
- Documentos creados en soporte electr贸nico a partir de originales digitalizados, de acuerdo a lo establecido en la ley N潞 18.845 y su reglamento.
En la siguiente tabla se presentan los plazos que deben cumplir los documentos, seg煤n lo establecido en el DFL 5200:
| TIPO DE INSTITUCION | TIPO DE DOCUMENTOS | A脩OS DE ANTIGUEDAD |
| Ministerios y Servicios P煤blicos | Documentos en General | 5 |
| Intendencias y Gobernaciones | Documentos en General | 60 |
| Municipalidades | Libros de Actas | 60 |
| Notarios, Conservadores de Bienes Ra铆ces, Comercio y Minas, Archiveros Judiciales y Tribunales | Protocolos notariales, los registros de hipotecas, los registros conservatorios de bienes ra铆ces, comercio y de minas, los libros copiadores de sentencias de los Tribunales de Justicia y los expedientes judiciales | 80 |
| Notarios, Conservadores de Bienes Ra铆ces, Comercio y Minas, Archiveros Judiciales y Tribunales de Tarapac谩, Antofagasta, Ays茅n y Magallanes | Protocolos notariales, los registros de hipotecas, los registros conservatorios de bienes ra铆ces, comercio y de minas, los libros copiadores de sentencias de los Tribunales de Justicia y los expedientes judiciales | 80 |