La transferencia de documentos al Archivo Nacional es un procedimiento que las instituciones deben realizar anualmente, según lo establecido en el DFL 5200 de 1929, y consiste en el envío al AN de aquellos documentos que han cumplido su tiempo de permanencia en la institución de origen, según los plazos establecidos.
La transferencia electrónica es el mecanismo desarrollado por el Archivo Nacional para que las instituciones públicas puedan transferir los documentos que generan de forma electrónica, atendiendo al avance tecnológico y al impulso dado por la Ley 21.180 de Transformación Digital del Estado.

Mediante este proceso, la custodia y responsabilidad sobre la conservación de los documentos electrónicos de valor permanente es transferida desde las entidades de origen al Archivo Nacional, que, en adelante, será la entidad responsable de custodiarlos, preservarlos y garantizar su acceso por parte de las instituciones públicas y las personas.

• Los documentos se transfieren de manera totalmente electrónica, utilizando la Plataforma de Transferencia de Documentos Electrónicos del Archivo Nacional.
• Los conjuntos de documentos a transferir (series documentales) deben ser clasificados según la función y actividad institucional que registran o apoyan, y no solo según el tipo de documento que contienen.
• En los casos en que sea pertinente, se debe propender a transferir expedientes completos y no documentos individuales, en línea con la Ley 19.799 y las nuevas directrices emanadas de la Ley de Transformación Digital.
• Se deben transferir los documentos electrónicos junto con los metadatos básicos para su identificación.
• Antes de realizar la transferencia, se deben definir qué conjuntos de documentos serán transferidos al Archivo Nacional, para lo cual es necesario ejecutar un proceso llamado Valoración documental.

Llamamos habilitación al proceso de preparación de las instituciones para ejecutar la transferencia de documentos electrónicos. El proceso de habilitación incorpora la realización de procedimientos que deben realizarse con antelación a la transferencia y abarca la identificación de los documentos electrónicos que se generan y la recopilación de información necesaria para su transferencia.

Cualquier institución que deba transferir sus documentos al Archivo Nacional puede iniciar su proceso de habilitación de forma autónoma, realizando las actividades descritas en la Ruta de Habilitación.

Por otra parte, considerando que existirá un periodo de transición hacia esta nueva forma de transferencia, el Archivo Electrónico del Archivo Nacional realiza anualmente un proceso de acompañamiento grupal a instituciones interesadas en habilitarse, para el cual existen cupos limitados. Las instituciones interesadas en iniciar este proceso de manera acompañada pueden solicitar información a archivo.electronico@archivonacional.gob.cl.

Cualquier institución pública obligada por ley, o aquellas que voluntariamente deseen hacerlo, puede transferir sus documentos electrónicos al Archivo Nacional. No obstante, deben asegurarse de cumplir los siguientes requisitos:

• Haber generado expedientes y/o documentos electrónicos.
• Que dichos expedientes y/o documentos electrónicos cumplan los plazos estipulados por ley para la transferencia.
• Haber cumplido con las actividades del proceso de habilitación, ya sea de forma autónoma o con el apoyo del Archivo Electrónico del Archivo Nacional.

Las instituciones generan un gran volumen de documentos, pero no todos ellos tienen un valor que justifique su transferencia al Archivo Nacional y su conservación permanente. Para determinar qué documentos deben ser transferidos, se realiza un proceso llamado Valoración, que considera tanto los aspectos legales como de valor histórico que inciden en la decisión de transferencia y conservación permanente de los documentos electrónicos.

Por otra parte, es importante considerar que la Transferencia Electrónica aplica a:

• Documentos originados y gestionados en entornos electrónicos.
• Expedientes compuestos por documentos nacidos electrónicamente a los que se les han agregado documentos digitalizados para completar y conservar el expediente completo en soporte electrónico.
• Documentos creados en soporte electrónico a partir de originales digitalizados, de acuerdo a lo establecido en la ley Nº 18.845 y su reglamento.

El plazo de transferencia de los documentos al Archivo Nacional varía según el tipo de institución. Para revisar los plazos, acceda aquí.
Conforme a lo dispuesto en la Ley de Transformación Digital, los plazos estipulados por ley para la transferencia de documentos, pueden reducirse, siempre y cuando exista acuerdo entre la institución pública interesada y el Archivo Nacional.

Muchas instituciones están atravesando un periodo de transición desde el documento en papel al documento electrónico. A efectos de la transferencia, es importante considerar que el Archivo Nacional debe recibir documentos originales o, en el caso de los documentos digitalizados y electrónicos, documentos que estén dotados de los elementos que les confieren validez dentro del marco legal vigente, considerando especialmente lo dispuesto en la Ley 19.799 sobre documentos electrónicos, en el DFL 1 y en el Decreto 23 de 2021 del Ministerio de las Culturas, las Artes y el Patrimonio.
En caso de consultas, puede contactarse con la Coordinación de Transferencias Documentales del Archivo Nacional a coordinaciontransferencias@archivonacional.gob.cl