Proceso de Transferencia
Electr贸nica
La creaci贸n y gesti贸n de expedientes electr贸nicos en las instituciones p煤blicas y la Transformaci贸n Digital impulsada por la Ley 21.180, han impulsado un cambio en la forma de transferir documentos al Archivo Nacional.
Desde ahora, aquellas instituciones que generen expedientes electr贸nicos y que seg煤n el DFL 5200 est茅n obligadas a transferir documentos al Archivo Nacional, deber谩n comenzar a realizar este proceso de forma electr贸nica, manteniendo la informaci贸n en su soporte original.
Este cambio requiere que las instituciones transiten progresivamente hacia esta nueva forma de transferencia. Para ello, deber谩n realizar un proceso que consta de dos fases.
Presentaci贸n de la transferencia de documentos electr贸nicos
Descargar Infograf铆a: S煤mate a la transferencia de documentos electr贸nicos al Archivo Nacional
La primera fase se denomina Habilitaci贸n para la Transferencia Electr贸nica y permite preparar a la instituci贸n para realizar la transferencia electr贸nica, a trav茅s de la identificaci贸n de los documentos electr贸nicos que se generan y la recopilaci贸n de informaci贸n necesaria para su transferencia.
La segunda fase se denomina Transferencia Electr贸nica y consiste en la transferencia anual de los expedientes y documentos electr贸nicos, usando la Plataforma de Transferencia de Documentos Electr贸nicos del Archivo Nacional de Chile.
Habilitaci贸n para la Transferencia Electr贸nica
Esta fase tiene por objetivo preparar a la instituci贸n para realizar la transferencia de sus documentos electr贸nicos al Archivo Nacional.
Para ello, se inicia con la identificaci贸n de las series documentales electr贸nicas que la instituci贸n genera y el registro de sus principales caracter铆sticas, incluyendo su clasificaci贸n.
Una vez que se han identificado las series documentales electr贸nicas, la instituci贸n debe realizar el procedimiento de Valoraci贸n, en el cual deber谩 evaluar las caracter铆sticas de los documentos para definir durante cu谩nto tiempo deben permanecer en la instituci贸n y si, en funci贸n de su valor,
Etapas del proceso de transferencia de documentos electr贸nicos
Descargar Infograf铆a: Habilitaci贸n para la Transferencia Electr贸nica
deben ser transferidas al Archivo Nacional para ser conservadas de forma permanente. Para ello, deber谩n registrar esta informaci贸n en un instrumento denominado Tabla de Retenci贸n Documental.
Esta fase concluye cuando la Tabla de Retenci贸n Documental elaborada por la instituci贸n es aprobada por el Archivo Nacional. Una vez que se cuenta con esta aprobaci贸n, la instituci贸n queda habilitada para poder realizar la transferencia de sus expedientes y documentos electr贸nicos al Archivo Nacional de Chile.
Transferencia Electr贸nica
Proceso de Transferencia Electr贸nica
Descargar Infograf铆a: Transferencia electr贸nica en la plataforma del Archivo Nacional
Esta fase consiste en la transferencia de los expedientes y documentos electr贸nicos al Archivo Nacional, seg煤n los plazos que constan en el DFL 5200 y las decisiones adoptadas en la primera fase.
La Transferencia Electr贸nica debe ser realizada de forma anual, siguiendo los procedimientos establecidos por el Archivo Nacional y utilizando la Plataforma de Transferencia de Documentos Electr贸nicos que ha sido desarrollada para este fin.